Sipariş Sevk Edilince Stoktan Otomatik Düşen Program Nasıl Çalışır?

Stok yönetimi, ürün satışı yapan ve üretim gerçekleştiren işletmelerin günlük operasyonlarında önemli bir yere sahiptir. Müşteriden sipariş alındığında yalnızca sipariş miktarını kaydetmek yeterli değildir. Ürünün stok durumu kontrol edilmeli, hazırlık süreci takip edilmeli ve sevkiyat tamamlandığında stok kayıtları güncellenmelidir.

Bu işlemlerin manuel olarak yürütülmesi, özellikle sipariş sayısının arttığı işletmelerde zaman kaybına ve stok hatalarına neden olabilir. Örneğin bir sipariş oluşturulduğunda ürün miktarının hemen stoktan düşülmesi, ürün henüz depodan çıkmadığı halde sistemde mevcut stok miktarının yanlış görünmesine yol açabilir. Diğer taraftan sevkiyat tamamlandığı halde stok kaydı güncellenmezse sistemde gerçekte bulunmayan ürünler varmış gibi görünebilir.

Bu nedenle birçok işletme, sipariş sevk edilince stoktan otomatik düşen program arayışına yönelmektedir. Bu tür bir sistemde sipariş oluşturma, hazırlık, sevkiyat ve stok hareketleri belirli bir iş akışı içerisinde yönetilir. Sevkiyat tamamlandığında ilgili ürün miktarının stoktan düşülmesi, stok kayıtlarının güncel tutulmasına yardımcı olur.

Bu yazıda sipariş sevk edildiğinde otomatik stok düşümünün nasıl çalıştığını, işletmelere sağladığı avantajları, yazılım seçerken dikkat edilmesi gereken özellikleri ve ERP sistemlerinin bu süreçteki rolünü ele alacağız.

Sipariş Sevk Edilince Stoktan Otomatik Düşme Nedir?

Sipariş sevk edildiğinde stoktan otomatik düşme, müşteriye gönderilen ürünlerin miktarının sevkiyat işlemi tamamlandığında stok kayıtlarından düşülmesini sağlayan yazılım özelliğidir.

Bu yaklaşımda siparişin oluşturulması ile ürünün fiziksel olarak işletmeden çıkması birbirinden ayrı aşamalar olarak değerlendirilir. Böylece sipariş kaydı açıldığında stok miktarı doğrudan değiştirilmek yerine, stok hareketinin hangi aşamada gerçekleşeceği tanımlanır.

Örneğin işletmenin stoklarında 100 adet ürün bulunduğunu düşünelim. Bir müşteri 20 adet ürün sipariş ettiğinde sipariş kaydı oluşturulur. Ürünler hazırlanır ve sevkiyata çıkarılır. Sevkiyat tamamlandığında sistem 20 adetlik stok çıkışını gerçekleştirirse güncel stok miktarı 80 adet olur.

Bu işlem, çalışanların her sevkiyat sonrasında ayrıca Excel dosyası veya stok tablosu güncellemesi ihtiyacını azaltabilir. Ancak otomatik stok düşümünün hangi aşamada gerçekleştiği kullanılan programın işleyişine bağlıdır.

Sipariş Oluşturulduğunda mı, Sevk Edildiğinde mi Stok Düşmeli?

Stok yönetiminde önemli konulardan biri, ürün miktarının hangi işlem sırasında azaltılacağıdır. Sipariş oluşturma, sipariş hazırlama ve sevkiyat birbirinden farklı aşamalardır.

Sipariş oluşturulduğunda

Müşterinin talebi sisteme kaydedilir. Ürün, miktar ve fiyat bilgileri sipariş içerisinde yer alır. Ancak ürün henüz fiziksel olarak işletmeden çıkmamış olabilir.

Sipariş hazırlık aşamasında

Sipariş için ürünler hazırlanır. İşletmenin kullandığı yazılıma göre bu aşamada ürünler ayrılabilir veya rezerve edilebilir. Rezervasyon özelliği, sipariş için ayrılan ürünlerin diğer siparişlerde kullanılmasını önlemeye yardımcı olur. Ancak bu özellik her stok takip programında bulunmayabilir.

Sevkiyat tamamlandığında

Ürünler işletmeden çıkarılır ve sevkiyat işlemi tamamlanır. Stok düşümünü sevkiyatın tamamlanmasına bağlayan sistemlerde ilgili ürün miktarı stoktan otomatik olarak azaltılır.

Bu yaklaşım, fiziksel stok miktarının daha doğru takip edilmesine yardımcı olabilir. Özellikle siparişlerin üretim, hazırlık ve sevkiyat aşamalarından geçtiği işletmelerde süreçlerin birbirinden ayrılması önemlidir.

Otomatik Stok Düşümü Nasıl Çalışır?

Sipariş sevk edildiğinde stoktan otomatik düşen bir programın işleyişi, genel olarak belirli adımlardan oluşur. Bu adımlar işletmenin çalışma şekline ve yazılımın sunduğu özelliklere göre değişebilir.

1. Ürün kaydı oluşturulur: İşletmenin satışa sunduğu ürünler sisteme tanımlanır ve mevcut stok miktarları kaydedilir.
2. Müşteri siparişi alınır: Müşteri bilgileri, sipariş edilen ürünler ve miktarlar sisteme girilir.
3. Sipariş durumu belirlenir: Sipariş beklemede, üretimde veya sevke hazır gibi aşamalarla takip edilir.
4. Ürünler hazırlanır: Sipariş miktarına uygun ürünler sevkiyat için hazırlanır.
5. Sevkiyat işlemi tamamlanır: Ürünlerin gönderildiği bilgisi sisteme işlenir.
6. Stok çıkışı gerçekleştirilir: Sevk edilen ürün miktarı stoktan düşülür.
7. Güncel stok kontrol edilir: İşletme, sevkiyat sonrasında kalan ürün miktarını sistem üzerinden takip eder.

Bu iş akışının yazılım içerisinde doğru tanımlanması, stok bilgilerinin güncel kalması açısından önemlidir.

Otomatik Stok Düşümü Örneği

Bir işletmenin belirli bir üründen 250 adet stoğu bulunduğunu varsayalım. İşletme müşterisinden 40 adetlik sipariş alıyor. Siparişin oluşturulmasıyla birlikte ürünler hemen gönderilmiyor; önce hazırlık ve sevkiyat işlemleri gerçekleştiriliyor.

Bu örnekte stok miktarı sipariş oluşturulduğunda değil, sevkiyat tamamlandığında azaltılmıştır. Böylece sistemdeki stok miktarı, sevkiyat öncesinde fiziksel olarak işletmede bulunan ürün miktarıyla daha tutarlı şekilde takip edilebilir.

Otomatik Stok Düşümü Sağlayan Programın Avantajları

1. Manuel stok güncelleme ihtiyacını azaltır

Her sevkiyat sonrasında stok tablosunun ayrıca güncellenmesi, yoğun çalışan işletmelerde unutulabilecek bir işlemdir. Sevkiyat tamamlandığında stok hareketini otomatik gerçekleştiren yazılım, bu işlemin sistem üzerinden yürütülmesine yardımcı olur.

2. Güncel stok miktarını takip etmeyi kolaylaştırır

Stok bilgilerinin zamanında güncellenmesi, işletmenin elindeki ürün miktarını daha doğru değerlendirmesini sağlar. Böylece satış ve sipariş planlamasında güncel olmayan verilerin kullanılma ihtimali azalabilir.

3. Yanlış ürün gönderimi riskini azaltmaya yardımcı olur

Sipariş kayıtlarında ürün adı, miktar ve müşteri bilgilerinin birlikte tutulması, sevkiyat hazırlığında kontrol imkânı sağlar. Sipariş ve stok bilgilerinin ortak sistemde bulunması operasyonel karışıklıkları azaltabilir.

4. Siparişlerin hangi aşamada olduğunu gösterir

Beklemede, üretimde, sevke hazır ve gönderildi gibi sipariş durumlarının takip edilmesi, çalışanların devam eden işlemleri görmesini kolaylaştırır. Böylece henüz sevk edilmemiş siparişlerle tamamlanan teslimatlar birbirinden ayrılabilir.

5. Kritik stok seviyelerini kontrol etmeyi kolaylaştırır

Sevkiyat sonrasında stok miktarının güncellenmesi, kritik stok seviyelerinin izlenmesini destekler. Belirlenen seviyenin altına düşen ürünler tespit edilerek yeni üretim veya tedarik ihtiyacı değerlendirilebilir.

6. İşletme içi koordinasyonu geliştirir

Satış, üretim ve sevkiyat ekiplerinin aynı sipariş kayıtları üzerinden çalışması, bilgi aktarımını kolaylaştırabilir. Her çalışanın kendi görevine uygun işlemleri gerçekleştirmesi için kullanıcı yetkilendirmesi de önemlidir.

Stoktan Otomatik Düşüm Yapabilen Programda Hangi Özellikler Bulunmalı?

Bir stok ve sipariş takip programı seçerken yalnızca otomatik stok düşümü özelliğine odaklanmak yeterli değildir. Siparişin oluşturulmasından teslimata kadar olan süreçlerin nasıl yönetildiği de değerlendirilmelidir.

Sipariş yönetimi

Müşteri siparişleri oluşturulabilmeli, ürün ve miktar bilgileri kaydedilebilmeli ve siparişlerin durumları takip edilebilmelidir.

Stok hareketleri

Ürün giriş ve çıkışlarının kayıt altına alınması, sevkiyat sonrasında oluşan stok hareketlerinin incelenebilmesi gerekir.

Sevkiyat yönetimi

Sevke hazır siparişler ayrı bir aşamada takip edilebilmeli, teslimat bilgileri kaydedilebilmeli ve sevkiyatın tamamlanmasıyla ilgili stok işlemleri gerçekleştirilebilmelidir.

Kritik stok kontrolü

Ürün bazında kritik stok seviyelerinin belirlenmesi, stok miktarının azalması durumunda gerekli kontrollerin yapılmasına yardımcı olur.

İşlem geçmişi

Stok ve sipariş kayıtlarında yapılan değişikliklerin kullanıcı ve tarih bilgileriyle takip edilebilmesi, işletme içi kontrol açısından önemlidir.

Kullanıcı yetkilendirme

Satış, muhasebe, üretim ve sevkiyat çalışanlarının görevlerine uygun modüllere erişebilmesi gerekir. Böylece her kullanıcının sorumluluk alanına göre işlem yapması sağlanabilir.

Cari hesap ve tahsilat takibi

Siparişlerin müşteri kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi, satış sonrasında cari hesap ve tahsilat süreçlerinin de takip edilmesini kolaylaştırabilir.

Stok Düşümünde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Otomatik stok düşümü işletme süreçlerini kolaylaştırsa da doğru sonuç alınabilmesi için bazı kuralların belirlenmesi gerekir.

• Stok düşüm zamanı: Stok miktarının sipariş oluşturulurken mi, ürün hazırlanırken mi yoksa sevkiyat tamamlandığında mı azaltılacağı netleştirilmelidir.
• Kısmi sevkiyat: Bir siparişin tamamı yerine yalnızca bir bölümü gönderiliyorsa stok düşümünün sevk edilen miktar üzerinden yapılması gerekir. Yazılımın bu işlemi destekleyip desteklemediği kontrol edilmelidir.
• İptal edilen siparişler: Sevk edilmeden iptal edilen siparişlerin stok kayıtlarını etkilememesi veya daha önce yapılmış işlemlerin uygun şekilde düzeltilmesi gerekir.
• İade işlemleri: Müşteriden geri gelen ürünlerin stoklara nasıl ekleneceği belirlenmelidir. İade süreci yazılımın özelliklerine göre ayrıca yönetilebilir.
• Fiziksel stok kontrolü: Sistem kayıtları belirli aralıklarla gerçek ürün miktarlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Yetkilendirme: Stok çıkışı ve sevkiyat tamamlama işlemlerini hangi kullanıcıların yapabileceği belirlenmelidir.

Özellikle kısmi sevkiyat ve iade gibi senaryolar, yazılım seçimi sırasında mutlaka test edilmelidir. Her program bu işlemleri aynı şekilde yönetmez.

Excel Yerine ERP Programı Kullanmanın Stok Yönetimine Katkısı

Birçok küçük ve orta ölçekli işletme stok ve sipariş kayıtlarını başlangıçta Excel tabloları üzerinden yönetir. Ancak sipariş sayısı arttıkça her işlem sonrasında farklı dosyaların güncellenmesi zorlaşabilir.

ERP programı, stok ve sipariş süreçlerini ortak bir sistem içerisinde yönetmeye yardımcı olur. Ürün kayıtları, siparişler, üretim bilgileri, sevkiyat hareketleri ve cari hesap kayıtları yazılımın desteklediği modüller üzerinden takip edilebilir.

Bu yapı özellikle birden fazla çalışanın aynı süreçlerde görev aldığı işletmeler için önemlidir. Kullanıcı yetkilendirmesi ve işlem geçmişi gibi özellikler de operasyonların kontrol edilmesini destekler.

USG Bilişim Mini ERP ile Sevkiyat Sonrası Otomatik Stok Düşümü

Stok ve sipariş süreçlerini ayrı Excel dosyaları üzerinden yönetmek yerine ortak bir sistem kullanmak isteyen işletmeler için USG Bilişim Mini ERP değerlendirilebilecek çözümlerden biridir.

USG Bilişim Mini ERP, siparişlerin oluşturulmasından üretim ve sevkiyat aşamalarına kadar temel operasyonel süreçlerin takip edilmesine yardımcı olur. Sistemde sipariş durumları izlenebilir ve sevkiyat tamamlandığında ilgili ürünlerin stoktan düşülmesi sağlanabilir.

Sipariş oluşturma

Müşteri bilgileri ve sipariş edilecek ürünler sisteme kaydedilebilir. Siparişler için otomatik sipariş numarası oluşturulabilir. Ürün fiyatları, indirim, KDV ve toplam tutar hesaplamaları takip edilebilir.

Sipariş aşamalarını takip etme

Siparişler beklemede, üretimde, sevke hazır veya gönderildi gibi durumlarla izlenebilir. Bu sayede henüz hazırlanmamış siparişler ile sevkiyata hazır olanlar birbirinden ayrılabilir.

Sevkiyat tamamlandığında stok düşümü

Sevkiyat işlemi tamamlandığında ilgili ürünlerin stok miktarı sistem üzerinden düşülür. Böylece sevk edilen ürünlerin stok hareketleri kayıt altına alınır ve güncel stok miktarı takip edilebilir.

Geciken teslimatların takibi

Sevkiyat sürecinde geciken teslimatlar işaretlenebilir. Bu özellik, tamamlanması gereken siparişlerin ve geciken işlemlerin daha kolay fark edilmesine yardımcı olur.

Teslimat bilgilerinin kaydedilmesi

Teslimat bilgileri sisteme girilebilir. İmza ve kaşe alanları bulunan A4 teslimat belgesi oluşturularak sevkiyat sürecinde kullanılabilir.

Stok ve üretim kayıtlarının birlikte izlenmesi

Üretim yapan işletmelerde gerçekleşen üretim miktarları sisteme kaydedilebilir. Net üretim miktarı stoklara eklenirken fire miktarı ayrıca kayıt altına alınabilir. Böylece üretim ve sevkiyat süreçleri stok yönetimiyle birlikte takip edilebilir.

Cari hesap ve finansal hareketler

Müşteri ve tedarikçi cari hesapları üzerinden borç, alacak ve bakiye hareketleri takip edilebilir. Tahsilat, ödeme, kasa ve banka hareketleri de sistem üzerinden yönetilebilir.

Kullanıcı yetkilendirme ve işlem geçmişi

Yönetici, muhasebe, sevkiyat ve müşteri temsilcisi gibi roller tanımlanabilir. Modül bazında okuma ve yazma izinleri düzenlenebilir. Oluşturma, güncelleme ve silme işlemleri kullanıcı ve tarih bilgileriyle kayıt altına alınabilir.

Stok, sipariş ve sevkiyat süreçlerini bir arada takip etmek isteyen işletmeler, USG Bilişim Mini ERP’nin sunduğu özellikleri inceleyerek kendi operasyonlarına uygunluğunu değerlendirebilir.

Detaylı bilgi için USG Bilişim Mini ERP Sistemi sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Sipariş sevk edilince stoktan otomatik düşen program ne işe yarar?

Bu program, sevkiyatı tamamlanan siparişlerde gönderilen ürün miktarının stok kayıtlarından otomatik olarak düşülmesini sağlar. Böylece stok bilgilerinin güncel tutulmasına ve manuel işlem ihtiyacının azaltılmasına yardımcı olur.

Sipariş oluşturulduğunda stoktan hemen düşmek zorunda mıdır?

Hayır. Sipariş oluşturma ve sevkiyat tamamlama farklı aşamalardır. İşletmenin çalışma yöntemine göre stok düşümü sipariş sırasında, hazırlık aşamasında veya sevkiyat tamamlandığında gerçekleştirilebilir. Önemli olan bu kuralın yazılımda doğru uygulanmasıdır.

Sevkiyat tamamlanınca stok miktarı otomatik güncellenir mi?

Sevkiyat sonrası stok düşümünü destekleyen programlarda işlem tamamlandığında ilgili ürün miktarı otomatik olarak güncellenebilir. Bu özelliğin yazılımın gerçek işleyişinde nasıl çalıştığı incelenmelidir.

Bir siparişin yalnızca bir kısmı sevk edilirse ne olur?

Kısmi sevkiyat desteği bulunan yazılımlarda yalnızca gönderilen miktar stoktan düşülür. Kalan sipariş miktarı ise tamamlanmayı bekler. Program seçerken bu senaryonun desteklenip desteklenmediği kontrol edilmelidir.

Sevk edilen ürün müşteriden iade edilirse stoklara geri eklenebilir mi?

İade işlemleri yazılımın sunduğu özelliklere bağlıdır. İade kaydı ve stoklara geri giriş işleminin desteklenip desteklenmediği program seçimi sırasında ayrıca değerlendirilmelidir.

Otomatik stok düşümü Excel ile yapılabilir mi?

Excel formülleri veya makroları kullanılarak stok miktarları belirli işlemlere göre güncellenebilir. Ancak sipariş, sevkiyat ve kullanıcı işlemlerinin birlikte yönetilmesi için ERP veya stok takip yazılımı daha bütünlüklü bir çözüm olabilir.

USG Bilişim Mini ERP sevkiyat tamamlandığında stoktan düşüm yapar mı?

Evet. USG Bilişim Mini ERP’de sevkiyat tamamlandığında ilgili ürünlerin stok miktarı düşürülür. Sipariş durumları ve sevkiyat işlemleri de sistem üzerinden takip edilebilir.

Sipariş ve Stok Yönetimini Birbirine Bağlayın

Sipariş sevk edildiğinde stoktan otomatik düşen bir program kullanmak, ürün hareketlerinin daha düzenli takip edilmesine yardımcı olur. Sipariş oluşturma, hazırlık ve sevkiyat aşamalarının birbirinden ayrılması, işletmenin gerçek stok miktarını daha doğru izlemesini sağlar.

Özellikle sipariş yoğunluğu yüksek olan küçük ve orta ölçekli işletmelerde manuel stok güncellemeleri zaman kaybına ve kayıt hatalarına neden olabilir. ERP tabanlı stok ve sipariş yönetimi, bu süreçlerin ortak sistem üzerinden yürütülmesini destekler.

İşletmenizde sipariş, üretim, sevkiyat ve stok takibini daha kontrollü gerçekleştirmek istiyorsanız USG Bilişim Mini ERP’nin özelliklerini inceleyebilirsiniz. USG Bilişim Mini ERP ile sevkiyat tamamlandığında stok düşümü dahil olmak üzere temel operasyonel süreçlerinizi tek sistem üzerinden takip edebilirsiniz.